Was dich in diesem Artikel erwartet
Alles, was du als Unternehmen jetzt zum neuen IFS Broker Standard wissen musst
Mit dem IFS Broker werden alle Tätigkeiten abgedeckt, die keinen direkten Produktkontakt haben. Darunter fallen folgende Tätigkeiten:
- Handel mit Lebensmittel
- OHNE Produktion
- OHNE Abfüllung
- OHNE Lager
Da auch diese Tätigkeiten einen Einfluss auf die Qualität der Produkte haben können (z.B. durch Auswahl der Lieferanten, Dienstleister, interne Vorgänge bei Reklamationen, Rückrufen etc.), wurde der IFS Broker Standard geschaffen.
Damit Du dein Unternehmen nach diesem Standard zertifizieren lassen kannst, müssen folgende Kapitel in eurem QM-Handbuch dokumentiert sein:
Pflichtkriterien (sogenannte KO-Kriterien):
1. Unternehmensleitlinien:
1.2.2 KO Nr.1:
IFS Broker Version 3
Die Unternehmensleitung ist für die Unternehmenspolitik und -ziele verantwortlich.
Die erforderlichen Ressourcen und Investitionen
zur Absicherung der spezifikationsgemäßen bzw. in Kundenverträgen vereinbarten
Produktsicherheit, -legalität und -qualität sind bereitgestellt.
Damit muss eure Geschäftsleitung sicherstellen, dass euer Unternehmen eine Unternehmenspolitik und -Ziele hat, die allen Mitarbeitern kommuniziert sind und die Einhaltung dieser sicherstellen. Desweiteren muss sichergestellt sein, dass die Ressourcen, also Mittel und Möglichkeiten bereit gestellt sind, damit die Produktqualität wie erwartet beim Kunden ankommt.
2. Risikomanagementsystem
2.3.1 KO Nr.2:
IFS Broker Version 3
Grundlage des Steuerungssystems für Produktsicherheit des Unternehmens
ist ein vollständig umgesetztes, systematisches und umfassendes Risikomanagementsystem.
Hier musst du ein Risikomanagementsystem nachweisen, welches nach den definierten Kriterien aufgestellt sein muss und alle Bereiche eures Unternehmens abdeckt.
3. Spezifikation
4.2.2 KO Nr.3:
IFS Broker Version 3
Die Kundenspezifikation wird vollkommen eingehalten
Zur Einhaltung der Kundenspezifikation führst du ein Spezifikationswesen mit allen deinen Produkten. Deine Kunden und zuküftigen Kunden erhalten zur Bemusterung eine Standard-Spezifikation. Falls die Kunden diese akzeptieren, ist dies die dokumentierte Information darüber , wie deine Produkte für diesen Kunden beschaffen sein müssen. Falls der Kunde Sonderwünsche hat, wird dies ebenfalls in der Sonderwunsch-Spezifikation für diesen Kunden festgehalten und deine Produkte müssen für diesen Kunden diese Anforderungen erfüllen.
Beispiel: Du stellst eine Limonade mit 10% Zucker her. Deine Standardspezifikation enthalt diese Angabe. Der Kunde Max Müller möchte aber eine besonders Zuckerarme Limonade mit nur max 5% Zucker. Dies hälst du in der Kundenspezifikation fest und liefert fortan nur Limonade mit 5% an Max Müller. Solltest du bei einer Lieferung abweichen müssen, muss diese Abweichung vorher mit Max Müller abgestimmt werden (siehe dazu Punkt xy)
4. Rückverfolgbarkeit
4.6.1 KO Nr. 4:
IFS Broker Version 3
Es ist ein System zur Rückverfolgung vorhanden,
das die vollständige Identifikation der Produkte ermöglicht.
Die Kennzeichnung der Produkte erfolgt so,
dass eine vollständige Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist.
Das Rückverfolgbarkeitssystem sowie dazugehörige Aufzeichnungen
gewährleisten eine lückenlose Rückverfolgbarkeit
vom Lieferanten (definierte Chargenmenge) bis zur Anlieferung beim Kunden.
Mit der Rückverfolgbarkeit wird eine zusätzliche Sicherheitsstufe geschaffen, falls ein Produkt, aus welchen Gründen auch immer zurückgerufen werden muss. Diese Sicherheit betrifft einerseits die Verbraucher, die wissen, ob das gerade vorliegende Produkt von euch vom Rückruf betroffen ist aber auch dich, damit du nicht die komplette Monatsproduktion zurückrufen müsstest. Neben der eindeutigen Kennzeichnung der Produkte mit Chargennummern brauchst du ein System, mit dem du nach ausgelieferten Chargen suchen kannst und diese einem Kunden zuordnen kannst.
5. Interne Audits
5.1.1 KO Nr. 5:
IFS Broker Version 3
Wirksame interne Audits werden gemäß eines festgelegten Auditprogramms durchgeführt
und decken mindestens alle Anforderungen dieses IFS Standards ab.
Erfassungsbereich und Häufigkeit der internen Audits werden
mittels Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken bestimmt.
Mit regelmäßigen internen Audits lässt du dein Unternehmen selbst prüfen. Dies ist in Hinblick auf die jährliche Wiederholung des IFS-Broker-Audits sowieso sinnvoll, damit du gut vorbereitet bist. Der interne Auditor darf in keiner Abhängigkeit zu auditierten Bereich stehen, um eine möglichst klare und unvoreingenommene Sicht auf die Abläufe zu gewährleisten.
Idee: Mit dem Modul Live Betreuungs Flatrate Premium ist ein einmal jährliches Audit mit unseren Experten bei dir im Hause oder in der Produktion vorgesehen.
6. Produktanalysen
5.2.2 KO Nr. 6:
IFS Broker Version 3
Wo vom Kunden spezielle Analysen gefordert werden,
sind diese in einem Prüfplan definiert und werden gemäß der definierten Vorgaben durchgeführt.
Die Prüfergebnisse liegen im Unternehmen vor.
Nicht nur, um Kundenwünsche zu erfüllen, solltest du dein Produkt analysieren lassen. Auch um mit einem ruhigen Gewissen schlafen zu können, dass dein Produkt weder geschundheitsschädigende Inhaltsstoffe enthält, noch dass es eine „Mogelpackung “ ist und nicht das enthält für was es verkauft wird. Wir empfehlen, dass du in einem fest definierten Prüfplan festlegt, wann was analysiert werde sollte, um nicht jede Charge auf alle möglichen Substanzen analysieren zu müssen. Dafür machen wir eine Risikikobewertung der möglichen Gefahren und legen anhand der Risikokennzahl einen Analyserhytmus fest. Dieser ist mit den zu untersuchenden Substanzen der Prüfplan und wird ergänzt durch Kundenspezifische Analysewünsche. Die Analysen werden bestenfalls Laboren durchgeführt, die für die Untersuchung akkreditiert sind. Die Ergebnisse der Untersuchungen speicherst du und wertest du aus und verwaltest die Daten, um ggf Trends zu erkennen.
7. Rückruf
5.5.2 KO Nr.7:
IFS Broker Version 3
Es gibt ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf aller Produkte.
Dies stellt sicher, dass betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden.
Dieses Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von Verantwortlichkeiten.
Das Verfahren zum Rückruf/Rücknahme baut auf der Rückverfolgbarkeit auf. Nachdem die betreffende Charge zurückverfolgt wurde, kannst du sehen, welche Kunden die betreffende Charge erhalten haben und mit vorher definierten Schreiben, diese Kunden schnellstmöglich über die Gefahren des Verzehrs der zurückgerufenen Charge informieren. Da im Krisenfall einiges drunter und drüber läuft, musst du auch hier die Verantwortlichkeiten eindeutig definieren.
8. Korrekturmaßnahmen
5.7.2 KO Nr.8:
IFS Broker Version 3
Korrekturmaßnahmen werden eindeutig formuliert, dokumentiert und schnellstmöglich ergriffen,
um ein erneutes Auftreten der Nichtkonformität zu vermeiden.
Die Verantwortlichkeiten und die zeitnahen Fristen für die Korrekturmaßnahmen
sind eindeutig definiert.
Die Dokumentation wird sicher aufbewahrt und ist leicht zugänglich.
Rückrufe und Reklamationen sind sehr unangenehme Erfahrungen, deswegen sollten sie am Besten erst gar nicht in deinem Unternehmen vorkommen. Falls doch, kannst du das zukünftige Auftreten einer ähnlichen Situation vermindern, indem du aus den Fehlern lernst. Dazu brauchst du lediglich ein Korrekturmaßnahmenplan. In diesem Plan definierst du zu ergreifende Korrekturmaßnahmen, die Verantwortlichkeiten und Fristen.
Beispiel: Deine vakuumverpackten Chips sind beim Kunden schwabbelig angekommen und du hast eine Reklamation darüber erhalten. Im Korrekturmaßnahmenplan dokumentierst du, dieses Vorkommen und überlegst woran es gelegen haben kann. Ein Foto des Kunden zeigt eine schlecht verschweißte Naht der Verpackung. Sofortmaßnahme: Kontrollieren der Ware vor dem versenden, dass auch alle Schweißnähte gut verschweißt sind. Dann noch Ursachenanalyse: Herausfinden, woher diese schlechte Naht kommt. Und mit einem Zeitfenster versehen, bis wann diese Maßnahmen abgeschlossen sein sollten.
